APE/3 - Envoi des emails au parents

Envoyer un email aux parents avec Brevo

Cette procédure explique comment envoyer une campagne email (information, invitation, rappel…) aux parents ou aux enseignants depuis le compte Brevo de l'APE.

Informations utiles

Élément	Valeur
Adresse de connexion	https://login.brevo.com/
Compte	ape@ebpk-neydens.com
Liste des parents	Parents_2026
Liste des enseignants	Profs

⚠️ Attention : Le mot de passe du compte n'est pas noté sur le wiki. Demandez-le à la personne en charge de la communication de l'APE.

1. Se connecter

1. Ouvrez https://login.brevo.com/
2. Saisissez l'adresse ape@ebpk-neydens.com et le mot de passe, puis cliquez sur Se connecter.
3. Si une vérification est demandée (code reçu par email ou SMS), saisissez le code.

2. Créer la campagne

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Campagnes.
2. Cliquez sur Créer une campagne, puis choisissez E-mail.
3. Donnez un nom interne à la campagne, par exemple 2026-10 Fête d'automne - Parents. Ce nom n'est pas visible par les destinataires ; il sert à retrouver la campagne plus tard.
4. Cliquez sur Créer la campagne.

3. Choisir les destinataires

1. Dans la section Destinataires, cliquez sur Ajouter des destinataires.
2. Sélectionnez la liste voulue :
   • Parents_2026 pour écrire aux parents ;
   • Profs pour écrire aux enseignants.
3. Vérifiez le nombre de contacts affiché, puis enregistrez.

⚠️ Attention : Vérifiez bien la liste sélectionnée avant l'envoi. Un email envoyé ne peut pas être rappelé.

4. Expéditeur et objet

1. Expéditeur : choisissez l'adresse ape@ebpk-neydens.com, avec le nom d'expéditeur de l'APE. C'est ce que les parents verront dans leur boîte de réception.
2. Objet : rédigez un objet court et explicite, par exemple Fête d'automne : inscriptions ouvertes.
3. Texte d'aperçu (facultatif) : une phrase affichée à côté de l'objet dans la boîte de réception, par exemple Samedi 17 octobre, cour de l'école.

5. Rédiger le contenu

1. Dans la section Contenu, cliquez sur Commencer la conception.
2. Choisissez un modèle existant de l'APE s'il y en a un (onglet des modèles enregistrés), sinon l'éditeur glisser-déposer.
3. Rédigez votre message : titre, texte, images, boutons.
4. Cliquez sur Enregistrer et quitter.

✅ Astuce : Pour partager un document (formulaire, affiche, menu), ajoutez plutôt un lien ou un bouton vers le document en ligne qu'une pièce jointe. Les emails restent légers et arrivent moins souvent dans les spams.

ℹ️ Info : Le lien de désinscription en bas de l'email est obligatoire. Ne le supprimez pas.

6. Envoyer un test

1. Cliquez sur Envoyer un test.
2. Saisissez votre propre adresse email et envoyez.
3. Dans votre boîte de réception, vérifiez :
   • l'objet et le nom de l'expéditeur ;
   • l'orthographe, les dates et les horaires ;
   • que les liens et les boutons fonctionnent ;
   • l'affichage sur téléphone.

7. Envoyer ou programmer

1. Revenez sur la campagne et vérifiez que toutes les sections sont validées.
2. Cliquez sur Planifier (ou Envoyer), puis choisissez :
   • Envoyer maintenant pour un envoi immédiat ;
   • Programmer pour choisir une date et une heure.

✅ Astuce : Un envoi en fin de journée (vers 18 h – 20 h) est généralement mieux lu par les parents qu'un envoi en pleine journée.

8. Suivre les résultats

Après l'envoi, la campagne apparaît dans Campagnes. Cliquez dessus pour voir le nombre d'emails délivrés, ouverts et cliqués, ainsi que les éventuelles désinscriptions.

Check-list avant envoi

• La bonne liste est sélectionnée (Parents_2026 ou Profs)
• L'expéditeur est ape@ebpk-neydens.com
• L'objet est clair
• Un email de test a été reçu et relu
• Les liens et les boutons fonctionnent
• La date et l'heure d'envoi sont correctes